٤ — الاستخدام اليومي
لوحة اليوم
أول ما تفتح النظام: من حضر، ومن تأخّر، ومن لم يبصم بعد — لليوم الجاري.
البصمات تصل لحظة حدوثها، لا بعد مزامنة كل بضع دقائق. فما تراه هو الواقع الآن.
الحضور
من الحضور تستعرض بالتاريخ أو بالموظف أو بالقسم.
البصمة الناقصة
موظف بصم دخولًا ولم يبصم خروجًا. يحدث لأسباب عادية: خروج لمهمّة، أو نسيان، أو انقطاع الجهاز.
النظام يعلّمها ولا يخمّن ساعات العمل من عنده — لأن تخمينًا خاطئًا يدخل الأجر. عالجها من الحضور ← تعديل، ويبقى أثر التعديل مسجَّلًا: من عدّل ومتى وما القيمة قبله.
الأعذار
من أعذار الحضور تسجّل مهمّة عمل خارجية أو إذنًا مسبقًا، فلا تُحتسب تأخيرًا أو غيابًا.
التقارير الذكية
تقارير جاهزة تغنيك عن التصدير إلى Excel:
- أول وآخر بصمة — لمن يبصم أكثر من مرّتين يوميًّا.
- ملخّص شهري — الحضور والغياب والتأخير لكل موظف في صفحة واحدة.
- أكثر من يومين تأخير — من يحتاج متابعة.
- التواجد اليومي — من كان موجودًا فعليًّا في وقت معيّن.
كلها قابلة للطباعة والتصدير.
الإجازات
الموظف يقدّم الطلب، والمدير يوافق أو يرفض، والرصيد يُخصم تلقائيًّا.
الأرصدة والأنواع تُضبط مرة واحدة من الإعدادات ← الإجازات، ويُراعى فيها ما ينصّ عليه قانون العمل. راجعها في أول شهر.
الرواتب
من الرواتب ← كشف الشهر: يُحسب الأساسي والبدلات والخصومات والإضافي والصافي.
قبل اعتماد الكشف، راجع البصمات الناقصة أولًا — ساعات عمل ناقصة تعني أجرًا ناقصًا، وتصحيحها بعد الاعتماد أصعب بكثير.
قسائم الرواتب تُطبع فرادى أو دفعةً واحدة.
نهاية الخدمة
من نهاية الخدمة، تُحسب المكافأة على مدّة الخدمة والأجر الأخير وسبب انتهاء العلاقة، وفق القواعد المعمول بها في الخليج.
النتيجة مفصَّلة لا رقمًا وحيدًا: ترى كيف احتُسبت كل سنة خدمة، فتراجعها مع الموظف عند الحاجة.
الوثائق
ارفع لكل موظف عقده وإقامته وشهاداته من الوثائق. يُنبّهك النظام قبل انتهاء أي وثيقة لها تاريخ انتهاء — قبل أن تفاجئك.
الصلاحيات
من المستخدمون تنشئ حسابات لفريقك وتحدّد ما يراه كلٌّ منهم.
لا تشارك حساب المدير. كل تعديل يُسجَّل باسم صاحبه، وحساب مشترك يُلغي فائدة السجل تمامًا حين تحتاجه.
نصائح من الاستخدام الفعلي
راجع «البصمات الناقصة» أسبوعيًّا لا آخر الشهر. الموظف يتذكّر يوم أمس ولا يتذكّر يوم الثالث من الشهر الماضي.
اسحب البصمات إلى النظام بعد كل موظف جديد. تسجيله على الجهاز وحده يعني أنه خارج نسختك الاحتياطية.
احذف الموظف المغادر من الجهاز من النظام لا من الجهاز مباشرةً — تُحفظ بياناته وسجلّه، ويُحذف من كل الأجهزة دفعة واحدة.